7 мин
Переезд или обновление офиса крупной компании требуют огромных инвестиций. Разбираем самые частые и обидные ошибки, которые приводят к лишним затратам и делают пространство неудобным — в материале Pridex.
Ошибка 1: игнорировать прогресс
Долгое время офис был консервативной средой. Теперь это территория глобальных вызовов и трансформаций. Изменился режим работы и ожидания сотрудников, формат внешних и внутренних коммуникаций сместился в сторону видеосвязи. Игнорировать эти изменения — самая критичная ошибка при создании нового офиса.
Как это может выглядеть на практике?
- Чрезмерно большие офисы, построенные из расчета «1 человек — 10 кв. м» без учета гибридного режима в компании. Сотрудники приходят не каждый день, в результате часть офиса все время пустует.
- Дисбаланс переговорных — много крупных пространств и дефицит помещений для видеозвонков на 1−2 человека. Если сотрудникам негде провести звонок, они будут реже появляться в офисе.
- Отсутствие цифровых сервисов. К примеру, в столовой в часы пик люди теряют время в очередях, а выдача не справляется с нагрузкой. Но если диджитализировать процесс, то еду можно заказывать в приложении к нужному времени и приходить в столовую, когда заказ уже готов. То же самое — с системой бронирования переговорных и другими рутинными задачами: в «цифре» процессы работают эффективнее.
Ошибка 2: перекосы в планировках
Одна из наиболее распространенных ошибок в планировочных решениях — перекосы в сторону опенспейсов или кабинетных планировок. Но в чистом виде эти концепции применимы в очень небольшом количестве проектов.
Когда сотрудникам некуда деться из открытых пространств, они быстро устают, им сложно разгрузиться в течение дня, возникает много бытовых проблем, ломается логистика. В свою очередь, кабинетные планировки и большие вип-зоны слишком дороги.
Проектной команде, которая трудится над созданием нового офиса, нужно найти баланс между задачами бизнеса, возможностями помещения и бюджетом. Безусловно, вип-зону и клиентские переговорные надо выделять, но и рабочие этажи не стоит делать «под копирку» — опенспейс, кофе-поинты и почти полное отсутствие переговорок.
Когда сотрудникам некуда деться из открытых пространств, они быстро устают, им сложно разгрузиться в течение дня, возникает много бытовых проблем, ломается логистика. В свою очередь, кабинетные планировки и большие вип-зоны слишком дороги.
Проектной команде, которая трудится над созданием нового офиса, нужно найти баланс между задачами бизнеса, возможностями помещения и бюджетом. Безусловно, вип-зону и клиентские переговорные надо выделять, но и рабочие этажи не стоит делать «под копирку» — опенспейс, кофе-поинты и почти полное отсутствие переговорок.
Ошибка 3: вкусовщина
Офис — это не личные апартаменты, где все подчинено вкусу владельца. Это бизнес-инструмент, который должен учитывать специфику бизнес-процессов компании и создавать для них эффективную среду. Поэтому отталкиваться от личных предпочтений в планировке или дизайне всегда менее эффективно, чем использовать объективные критерии.
Это касается всего — от цвета стен на ресепшне до программного обеспечения для системы ВКС в переговорной.
Если вы хотели большой зал, то нужно удостовериться, что он точно будет использоваться. Масштабные мероприятия в компаниях происходят редко, а вот пространств для небольших встреч и событий обычно не хватает. В переговорках на 10−15 человек сидят по 2−3 сотрудника.
Вдобавок в компании каждый день проходят неформальные события и активности — тимбилдинги, дни рождения и т. д. Под такие мероприятия нужны лаунжи или ивент-зоны, которые достаточно удалены или изолированы от опенспейса и при этом могут адаптироваться под разные форматы. Чтобы можно было устроить и ламповые посиделки, и тренинг на несколько отделов сразу.
Это касается всего — от цвета стен на ресепшне до программного обеспечения для системы ВКС в переговорной.
Если вы хотели большой зал, то нужно удостовериться, что он точно будет использоваться. Масштабные мероприятия в компаниях происходят редко, а вот пространств для небольших встреч и событий обычно не хватает. В переговорках на 10−15 человек сидят по 2−3 сотрудника.
Вдобавок в компании каждый день проходят неформальные события и активности — тимбилдинги, дни рождения и т. д. Под такие мероприятия нужны лаунжи или ивент-зоны, которые достаточно удалены или изолированы от опенспейса и при этом могут адаптироваться под разные форматы. Чтобы можно было устроить и ламповые посиделки, и тренинг на несколько отделов сразу.
Все эти потребности желательно учесть до того, как с размахом проектировать «хотелки».
Ошибка 4: лакшери вместо технологий и гибкости
При создании офисов компании нередко выбирают дорогие отделочные материалы и хайповые решения в ущерб технологиям и адаптивности. Это вечное противостояние рациональности и иррациональности.
Но дело в том, что в офисе даже, казалось бы, иррациональные решения выбираются по вполне рациональным причинам. Например, нестандартное имиджевое оформление на входе в рекламное агентство настраивает гостей на нужный лад и делает коммуникации эффективными.
Конечно, лакшери-отделка выглядит солидно. Но нужны ли сотрудникам латунь и мрамор? Чаще всего — нет. Им нужен функциональный офис, в котором хорошо отстроены процессы и легко решаются повседневные задачи.
Экзотические пространства, которые создаются в погоне за кадрами, тоже не всегда оправданы в долгосрочной перспективе. Собственные катки, скейт-парки, музыкальные комнаты вызывают восторг на конференциях и производят wow-эффект на молодых сотрудников. Но через пару лет мода на коньки, скейт и музицирование на работе может сойти на нет. Десятки или даже сотни дорогих «квадратов» будут пустовать.
Но дело в том, что в офисе даже, казалось бы, иррациональные решения выбираются по вполне рациональным причинам. Например, нестандартное имиджевое оформление на входе в рекламное агентство настраивает гостей на нужный лад и делает коммуникации эффективными.
Конечно, лакшери-отделка выглядит солидно. Но нужны ли сотрудникам латунь и мрамор? Чаще всего — нет. Им нужен функциональный офис, в котором хорошо отстроены процессы и легко решаются повседневные задачи.
Экзотические пространства, которые создаются в погоне за кадрами, тоже не всегда оправданы в долгосрочной перспективе. Собственные катки, скейт-парки, музыкальные комнаты вызывают восторг на конференциях и производят wow-эффект на молодых сотрудников. Но через пару лет мода на коньки, скейт и музицирование на работе может сойти на нет. Десятки или даже сотни дорогих «квадратов» будут пустовать.
Действительно рациональный выбор для офисов — это технологии и гибкость. То есть — приложения для управления офисом и решения рутинных задач, локеры, современные ВКС и раздвижные перегородки, которые делают пространство адаптивными и позволяют подстраиваться под запросы бизнеса.
Ошибка 5: не учитывать статистику
Любой вопрос, связанный с площадью, планировочным решением, технической начинкой или форматом использования пространства требует точного, основанного на конкретных цифрах и примерах ответа.
Так, при планировании метража вместо привычного умножения количества сотрудников на 10 кв. м стоит детально проанализировать развитие рабочего пространства. Что происходит с каждым дивизионом бизнеса? Как там используются места?
Современные офисы позволяют собирать массу информации об использовании пространства. Отказываться от сбора и изучения этой информации — значит генерировать лишние расходы. Чем больше офис и чем больше он требует инвестиций, тем выше цена ошибки.
Поэтому агрегация данных в любом виде и на любом носителе — всегда плюс. Это приближает к созданию по-настоящему идеального офиса для компании.
Так, при планировании метража вместо привычного умножения количества сотрудников на 10 кв. м стоит детально проанализировать развитие рабочего пространства. Что происходит с каждым дивизионом бизнеса? Как там используются места?
Современные офисы позволяют собирать массу информации об использовании пространства. Отказываться от сбора и изучения этой информации — значит генерировать лишние расходы. Чем больше офис и чем больше он требует инвестиций, тем выше цена ошибки.
Поэтому агрегация данных в любом виде и на любом носителе — всегда плюс. Это приближает к созданию по-настоящему идеального офиса для компании.
Поделиться