Все в приложении: как уберизация меняет офисную жизнь

Мы привыкли совершать покупки, вызывать такси, управлять финансами и выполнять десятки других важных дел в пару кликов. Но стоит зайти в офис, как нас встречают бумажная волокита и архаичные процессы. Многие рутинные операции давно можно цифровизировать, сэкономив каждому сотруднику до 10 часов в месяц — в год набегает время, равное двухнедельному отпуску. Как ваша рутина уходит в диджитал, освобождая энергию для продуктивной работы и креатива, рассказывает Pridex.

На смартфонах у россиян в среднем стоит по 16 разных приложений. 88% жителей страны используют их для развлечений, 86% — для шопинга, 84% — для банковских операций.

Даже дорога на работу — это не только физический, но и цифровой путь. С помощью приложений мы узнаем расписание транспорта или ситуацию с трафиком, оплачиваем метро или парковку, смотрим видео или слушаем музыку.

Но когда мы добираемся до офиса, то часто сталкиваемся с архаичными процессами и инфраструктурой. Если вы, например, забыли пропуск, то приходится долго объясняться с охраной или вписывать себя в древний бумажный гроссбух. Потому что в офисной среде уберизация (то есть перетекание всего и вся в удобный суперапп) только начинается.

Давайте посмотрим на обычный день офисного сотрудника и посчитаем, сколько времени уходит на рутинные процессы. И сколько часов в месяц можно сэкономить, если использовать правильные технологии.

Гибрид и open space без закрепленных рабочих мест — новая норма. Но процесс поиска и бронирования отлажен не везде. Во многих компаниях все происходит вручную: вы оставляете заявку, а административный персонал заносит все в Excel.

Пока людей в офисах было мало, проблем не возникало. Теперь по утрам в опенспейсе — путаница и хаос.

Выбираем места парой свайпов. И делаем еще пару кликов, чтобы его занять.

Уточняем у секретаря, где сейчас свободно, бронируем. Оповещаем всех участников встречи, где она будет проходить. Иногда прямо перед встречей выясняется, что заявка где-то потерялась, переговорная занята и надо срочно искать другую.

Выбираем переговорку на интерактивной карте офиса. Можно сразу выставить поисковые фильтры: на сколько человек и с каким оборудованием, нужен ли доступ в Zoom. Приглашения и ссылки на встречу уходят всем участникам автоматически, вручную никого оповещать не надо, а за 10 минут до встречи приложение само напомнит о ней.

Синхронизация рабочих и личных контактов — вечная головная боль. В самый неподходящий момент оказывается, что нужного контакта у вас нет и человека нужно искать по всему офису.

В офисном супераппе есть регулярно обновляемая, а значит, всегда актуальная записная книжка. Если разыскиваемый вами коллега находится в офисе, это подсвечивается в приложении, и вы без труда найдете рабочее место, которое он забронировал.

Заказ гостевого пропуска — один из самых устаревших и громоздких процессов даже в премиальных бизнес-центрах. Вы запрашиваете ФИО, данные документов у ваших гостей, направляете их секретарю, который коммуницирует с управляющей компанией здания, а она, в свою очередь, передает все на ресепшн. Нередко бывают ошибки из-за человеческого фактора: если кто-то не дошлет данные, вам придется все делать сначала. А ваш гость столкнется с тем, что в назначенный день на него не будет пропуска.

В офисном супераппе есть функция заказа гостевого пропуска, которая автоматизирует процесс, делая его намного удобнее и проще. Для гостя приглашение в ваш офис выглядит как красивая, оформленная в вашем корпоративном стиле интернет-страница, где указан адрес офиса, дата и время визита и даже название забронированной переговорной комнаты.

Идем в столовую, попадаем в час пик, ждем заказа в очереди и пытаемся не раздражаться.

Заказываем еду в приложении из любой точки офиса — на ближайшее время или любое удобное (после завершения всех запланированных встреч). Когда заказ готов, приходит уведомление на смартфон. Можно сразу получить заказ в столовой и спокойно поесть.

Получается, в день мобильное приложение экономит каждому сотруднику от 24 до 45 минут. А это от 5,5 до 10,5 часов в месяц, которые можно потратить на отдых или продуктивную работу.

На самом деле экономия может быть больше: мы посчитали эффект только по пяти самым затратным с точки зрения времени процессам. Сюда можно добавить некоторые другие функции — например, регулирование освещения или климат-контроль. Всем этим можно управлять из единого мобильного интерфейса.

Все эти решения создают комфортную и продуктивную атмосферу в офисе, стимулируют сотрудников приходить на работу чаще. А главное, благодаря супераппу не приходится растрачивать внимание и силы на мелкие рутинные дела и раздражители. Сотрудники получают свободное время, которое можно направить на полезные занятия или отдых в течение дня.

О том, почему сотрудники часто не готовы отказаться от удаленки даже за прибавку к зарплате, читайте в нашем новом материале.