Умный офис: современные технологии для повышения эффективности работы

Умные интерьеры находятся на пике популярности — это эффективность, комфорт и инновации для бизнеса, которые достигаются за счет современных интеллектуальных решений, оптимизирующих время сотрудников.

Это актуальный формат пространства, оснащенного интегрированными инженерными и информационными системами, а также мультимедийным комплексом для эффективной работы компании.

Такое решение создает комфортные условия и позволяет сотруднику работать продуктивнее, ведь не приходится тратить время и энергию на решение бытовых задач — найти свободную переговорную, настроить режим вентиляции и уровень освещенности, опустить жалюзи, — все это можно сделать одним касанием экрана. Оптимальным решением станет использование мобильного приложения, в котором будут доступны все функции управления пространством.

Ключевая особенность умного интерьера — взаимная интеграция решений, благодаря чему офис функционирует, как единый организм, а технологии гармонично дополняют друг друга, формируя для пользователей комфортную среду, в которой все учтено до мелочей.

Увеличение производительности сотрудников

Возможность бронировать рабочие места и переговорные через единый портал, быстро и удобно выбирая оптимальные локации, значительно сокращает временные затраты сотрудников на задачи, не связанные непосредственно с трудовой деятельностью. Чтобы настроить уровень освещения переговорной или скорректировать параметры инженерных систем, достаточно просто коснуться экрана смартфона — что позволяет не отвлекаться на бытовые проблемы. А интегрированные мультимедийные решения позволят с комфортом проводить встречи онлайн, не тратя время на подключение видеосвязи и настройки.

Имиджевая составляющая для привлечения персонала

Современный умный интерьер уже стал одним из ключевых преимуществ компании в борьбе за лучший персонал. Для кандидатов важно, чтобы рабочие места располагались в комфортных и полностью оборудованных помещениях, а автоматизация процессов управления интерьером позволяет работникам целиком сосредоточиться на задачах и реализовать свой потенциал.

Гости оценят имиджевую составляющую и комфорт пребывания в интерьере, который автоматически контролирует климат и освещение, корректируя настройки, и которым так легко управлять.

Быстрая и удобная обратная коммуникация

Очень актуальной для офисов большой площади (1000 кв. м и более) является сервис заявок, позволяющий поддерживать оперативную связь сотрудников с администраторами. Благодаря этому возможно максимально быстро отреагировать на неполадку или проблему в интерьере.

Статистика и аналитика для бизнеса

Умный интерьер позволяет настроить сбор и накопление статистических данных из самых разных источников. Анализ активности пользователей в приложении, использования офисных помещений и зон, бронирований рабочих мест и переговорных, посещений сотрудниками офиса, а также мониторинг данных рабочей активности позволяет представить полную картину внутренней жизни компании, на основании которой можно в количественных показателях определить основные потребности бизнеса в рабочем интерьере и оценить эффективность принятой функциональной модели.

Оптимизация рабочего пространства

Анализ статистики использования интерьера поможет оценить эффективность использования интерьера. На основании полученных данных можно, например, сделать выводы о недостатке — или избытке — рабочих мест в каких-либо зонах; оценить уровень занятости переговорных комнат — возможно, необходимо разделить одно большое помещение на несколько переговорных меньшего размера или, наоборот, переоборудовать его под рабочие станции.

Офис, как живой организм, постоянно меняется, и сбор статистики и ее анализ — одна из возможностей его услышать и путем внесения точечных изменений привести в соответствие с текущими потребностями сотрудников. Программа подскажет, как можно скорректировать интерьер, чтобы он был выстроен оптимальным образом исходя из средней посещаемости и использовании переговорных и рабочих мест.

Умный интерьер состоит из множества взаимо­интегрированных решений, единая слаженная работа которых создает удобное для пользователя пространство, продуманное до деталей. Доступ к управлению интерьером осуществляется при помощи мобильного приложения. Также в интерьер включают отдельные пульты для точечных корректировок настроек.

Доступ сотрудников к управлению освещением и климатом особенно актуален во время проведения встреч в переговорных комнатах, когда необходимо выставить оптимальные для всех участников настройки. При помощи мобильного приложения или интерфейса переговорной можно настроить уровень яркости освещения, выставить желаемые параметры работы вентиляции и кондиционирования.

Дополнительной опцией станет световой сигнал, который за 10 минут до конца встречи напомнит сотрудникам, что время бронирования подходит к концу.

Качество воздуха в общих зонах контролируется датчиком CO2. Согласно исследованиям, плохая вентиляция отрицательно влияет на когнитивные способности мозга, потому своевременная усиление работы вентиляции поможет решить эту проблему.

В свою очередь, датчики уровня освещенности контролируют яркость света — приглушают его, если за окном солнечно, и, напротив, делают ярче к вечеру. Светильники, способные корректировать цветовую температуру, создадут уютное пространство, оптимальное для работы в течение дня: более прохладный свет днем и теплый — вечером.

Управление шторами предполагает наличие двух режимов — при помощи пульта и в режиме автоматического управления устройством в соответствии с движением солнца и показателями освещенности. В автоматическом режиме единовременно корректируется расположение всех штор в помещениях, и рабочие места скрываются от прямых солнечных лучей. Это решение не только удобно, но и позволяет экономить ресурсы за счет препятствования естественному нагреву пространства.

На этапе строительства проектирование IT-инфраструктуры ведется одновременно с разработкой дизайн-проекта интерьера, что позволяет взаимно интегрировать все имеющиеся в помещении инженерные системы. Такой подход особенно необходим при проектировании переговорных комнат — в них устанавливается большой объем инженерного и мультимедийного оборудования, которое должно быть объединено для корректной работы. Отметим, что в условиях актуальности гибридного формата работы переговорные комнаты и их техническое оснащение приобретают особую значимость.

Благодаря взаимной интеграции можно быстро и удобно управлять встречами: общаться по видеосвязи, добавлять пользователей и выводить на экраны контент.

Интересной опцией мультимедиа является welcome-экран, связанный с видеоаналитикой. Такое решение позволяет организовать приветствие приходящих сотрудников, поздравить коллег со значимыми событиями или использовать в качестве оповещения о корпоративных мероприятиях.

Вход в умный офис не предполагает использование устаревших карт пропуска. Удобным и безопасным решением станет установка терминалов Face ID, которые считают объемно-пространственную форму лица человека, сопоставят полученный результат с базой и в случае обнаружения совпадения откроют проход. Преимуществом является быстрая и безошибочная идентификация и фиксация попыток несанкционированного доступа, а также удобство — терминал можно установить на турникет или непосредственно у двери в офис, что позволяет экономить пространство и минимизировать число сотрудников, задействованных в процессе оформления пропусков.

Дополнительным решением в сфере безопасности станет установка системы видеоаналитики — сети камер, расположенных в ключевых точках интерьера и выполняющих роль гибкого СКУД, фиксируя перемещения сотрудников и гостей с учетом уровня их доступа, выявляя нештатные ситуации и нарушения, а также накапливая статистику в режиме онлайн. Такое решение в сфере видеонаблюдения позволяет обеспечить безопасность в зданиях при минимальном задействовании сотрудников охраны.

Эффективным решением станет реализация гостевых пропусков через функционал мобильного приложения — это позволит минимизировать временные затраты, сократить число ответственного за оформление пропусков персонала и исключить вероятность ошибок.

При помощи мобильного приложения гостю направляется приглашение. После заполнения данных посетителю предоставляется доступ в здание по QR-коду или через Face ID в случае, если гость загрузил свое фото при подтверждении визита.

Для офисов с незакрепленными рабочими местами особенно актуальной будет опция бронирования рабочих мест, доступная в мобильном приложении. Благодаря ей сотрудники могут выбрать наиболее подходящие для реализации их текущих задач станции в оптимальной зоне при помощи поисковых фильтров. В случае необходимости широкие возможности администрирования позволяют закреплять рабочие места под определенный отдел или проектную команду.

В свою очередь опция бронирования переговорных позволяет удобно планировать встречи, а понятная идентификация занятости помещений нивелирует возможность ошибок и конфликтов. Актуальным решением станет возможность организации бронирования помещения как при помощи мобильного приложения, так и через Outlook, а также при помощи панелей бронирования или QR-кода, размещенных непосредственно у переговорных — на них выводятся данные о текущем статусе переговорной и ее расписании.

Одним из факторов экономии и решением, позволяющем поддерживать принятые правила бронирования, станет опция подключения систем только в случае наличия факта бронирования: так, в незанятой переговорной будет отсутствовать электропитание.

Актуальное решение для хранения личных вещей — локеры, доступ к которым осуществляется при помощи Face ID и PIN-кода. В отдельной ячейке удобно разместятся личные вещи и рабочие документы. С локером также можно взаимодействовать с помощью мобильного приложения — доступна опция дистанционного открытия и смены PIN-кода.

Дополнительным преимуществом локера станет экономия пространства за счет размещения в неэффективных зонах, таких как, например, коридоры.

Особенностью также является широкие возможности настройки правил пользования и диспетчеризация, что значительно повышает эффективность ее использования.

Для незамедлительного решения всех вопросов незаменима служба заявок. С ее помощью пользователи смогут сообщить о проблеме в IT-службу, оставить заявку на клининг или связаться с администратором по любому вопросу — например, заказать пропуск на автомобиль.

Удобный формат обращения побуждает сотрудников не откладывать отправку заявки на потом, а наличие быстрой обратной связи позволит решать все проблемы в интерьере в максимально короткий срок.

При наличии целого ряда умных решений необходимо иметь удобный инструмент для управления интерьером. Оптимальным решением станет реализация мобильного приложения, позволяющего удобно и быстро корректировать настройки инженерных систем, бронировать рабочие места и переговорные, а также предлагающего ряд дополнительных функций, таких как навигация по интерьеру, телефонная книга с контактами сотрудников, опция заказа еды и напитков в корпоративном кафе и пр. Такое приложение является единым интерфейсом для получения всей информации об интерьере, его ресурсах и является инструментом для взаимодействия с его средой.

Дополнительным преимуществом умного офиса является возможность сбора данных из множества источников — все умные устройства могут стать основой для сбора глобальной аналитики о функционировании интерьера.

В качестве источников информации для анализа выступают данные активности пользователей в приложении, факты бронирований, посещения сотрудниками офиса, частота использования и загруженность локеров, активности сотрудников через e-mail, ERP и мониторинг рабочей активности. Это позволяет создавать детализированные отчеты и выявлять статистические аномалии. Аккумуляция статистики в течение продолжительного периода времени позволяет делать выводы об эффективности организации пространства. В первую очередь данные о том, как именно используются площади, то есть административная аналитика, необходима для корректной оценки текущих планировочных решений и их соответствию бизнес-задачам. В перспективе анализ накопленных статистических данных позволит формировать детализированные рекомендации о целесообразности увеличения или уменьшения количества прикрепленных к офису сотрудников.

Оптимальным решением для реализации умного интерьера будет выбор компании, предоставляющей комплексный продукт под ключ, где все решения взаимно интегрированы и продуманы до мелочей. Такой подход гарантирует идеальную работу устройств и удобство управления интерьером через универсальный пульт — мобильное приложение.

Компания Pridex предлагает комплексное решение по созданию умного офиса — концепцию Multispace, нацеленную на увеличение уровня комфорта человека и эффективности бизнеса.

Альтернативным вариантом станет подбор ряда подрядчиков-интеграторов, которые установят отдельные выбранные решения. Очевидным минусом станет отсутствие ряда опций — в частности, удобного единого сервиса для управления интерьером, сбора статистики и аналитики и пр.

Также для полноценной взаимной интеграции систем важно учитывать, оборудование каких производителей и какие модели устанавливаются на объекте. Для корректной работы необходимо подбирать определенные технические решения, оптимально взаимодействующие между собой — зачастую это проблематично в случае наличия нескольких подрядчиков по интеграции.

Разработанная Pridex концепция Multispace предполагает создание инновационного умного пространства, ориентированного на комфорт сотрудников. Такое решение было реализовано в ряде интерьеров (пример 1, пример 2, пример 3, пример 4).

Безопасность обеспечивают терминалы распознавания лиц и видеоаналитика — в случае внештатных ситуаций на пост охраны передается сигнал тревоги.

Эти офисы оснащены незакрепленными рабочими местами, поэтому день для сотрудников начинается с выбора оптимальной рабочей станции, которая наилучшим образом подходит для выполнения их текущих задач. Выбор станций, бронирование переговорных и остальные опции доступны в мобильном приложении. Его дополнительными функциями являются: удобная навигация по карте интерьера, доступ к телефонному справочнику сотрудников и командные чаты, календарь встреч сотрудника, информация о событиях в компании, заказ еды и напитков в корпоративном кафе, возможность оформить гостевой пропуск, а также сервис заявок, при помощи которого можно быстро связаться с интересующими службами и решить возникшую проблему.

Для удобства хранения личных вещей предусмотрены локеры с доступом по Face ID и PIN-коду, где комфортно хранить личные вещи и необходимые в работе предметы. Сотрудники также управляют локерами через мобильное приложение.

Температура, работа вентиляции, уровень освещения в здании регулируется автоматически на основе данных датчиков. При этом доступна индивидуальная настройка освещения и инженерных систем в переговорных комнатах как при помощи пульта, так и с помощью мобильного приложения. Положение шторы автоматически регулируется исходя из уровня освещенности и текущего положения солнца.

Интерьер штаб-квартиры банка располагает целым рядом умных решений.

Доступ на этажи контролируется интеллектуальной системой распознавания лиц и СКУД.

Рабочие зоны оборудованы «умными» торшерами, имеющими возможность переключения между различными световыми сценариями. Система управления светом позволяет регулировать свет в ручном и автоматическом режиме, по расписанию, с переходом в экорежим в ночное и нерабочее время.

Комфорт внутренней среды, хорошее самочувствие и высокую продуктивность сотрудников также поддерживают благодаря системе климат-контроля, датчикам температуры и СО2. Регулировать температуру и подачу воздуха в переговорных, кофе-поинтах, игровых комнатах можно вручную.

Также установленная система управления микроклиматом автоматически регулирует вентиляцию, холодоснабжение и теплоснабжение здания в целом и каждого кабинета по отдельности, функционируя по расписанию, активируя экорежим в ночное и нерабочее время.

Помимо этого, была установлена система управления шторами с возможностью управления при помощи пульта или при помощи автоматического управления в соответствии с движением солнца и показателями освещенности.

Концепция умного офиса постоянно развивается. От простой интеграции инженерных систем и внедрения датчиков, позволяющих эксплуатировать интерьер в автоматическом режиме, умный интерьер переходит к комбинации автоматического управления и индивидуальных настроек при помощи удобного универсального пульта — мобильного приложения. Понятный и дружелюбный интерфейс позволяет использовать офис на 100% и закрывает все потребности сотрудников. А удобная диспетчеризация позволяет индивидуально настроить аккаунты.

Умный офис позволяет сотрудникам не тратить время на решение бытовых вопросов и сосредоточить свое внимание на рабочих задачах. В то же время компании получают понятный и надежный инструмент управления интерьером с подробными аналитическими данными, на основании которых можно делать выводы о функционировании офиса.

Особенно актуален формат умного интерьера для компаний, поддерживающих концепцию activity based working, с незакрепленными рабочими местами и гибким графиком работников. Активное использование всех зон интерьера, высокий уровень коммуникации сотрудников и значимости цифровых онлайн-коммуникаций делают умный офис незаменимым инструментом для бизнеса.