Сервисные офисы: три заблуждения, в которые всё ещё верят арендаторы

Хотя сервисные офисы когда-то воспринимались как синонимы коворкингов, сегодня это совершенно непохожие друг на друга продукты для разных аудиторий и задач. Тем не менее стереотипы меняются медленнее рынка, и пока одни компании размещают в сервисных офисах штаб-квартиры, другие по-прежнему видят в них опенспейсы с теннисными столами и бесконечными вечеринками. Эксперты Pridex разбирают три наиболее распространенных мифа, которые мешают бизнесу объективно оценить этот формат.

У представления о том, что сервисные офисы подходят исключительно для размещения небольших команд, есть свои корни. В 2019—2020 годах, когда формат только начинал развиваться в России, на рынке гибких пространств доминировали коворкинги, в которых люди из разных компаний работали за соседними столами, а спрос формировали в основном фрилансеры и небольшие начинающие бизнесы. Новый продукт поначалу воспринимался как разновидность уже существующего — и привлекал схожую аудиторию.

Однако сегодня около 70% сделок в сегменте обеспечивает крупный бизнес: ИТ, финтех, ритейл, фарма, девелопмент и др. Сервисные офисы как готовые решения выбирают компании, для которых важен быстрый запуск нового офиса, минимизация капитальных затрат и снижение операционной нагрузки, связанной с управлением пространством. Показательно, что формат все чаще используется и для размещения штаб-квартир: один из таких примеров — компания «Технологии доверия», которая расположила свою штаб-квартиру в сервисном офисе Multispace Dinamo.

Вместе со спросом изменился и сам продукт, чтобы лучше соответствовать потребностям крупных клиентов: закрытый офисный контур, адаптация пространства под меняющийся штат и задачи бизнеса, продуманная инженерная инфраструктура. Кроме того, современные сервисные офисы во многом задают направление развития офисного рынка в целом, поскольку именно в этом сегменте новые планировочные и технологические решения внедряются быстрее всего. Это касается трансформируемых помещений, биометрических систем безопасности, цифровых инструментов для анализа эффективности использования площадей и др.

Еще одно распространенное опасение: сервисный офис управляется оператором, а значит компании придется перестраивать внутренние процессы в соответствии с его стандартами, фактически — передать контроль над качеством сервисов, организацией пространства, безопасностью и другими аспектами. Отдельное беспокойство вызывает риск влияния «чужой территории» на идентичность бренда и корпоративную культуру.

Однако в реальности все устроено иначе. Профессиональные операторы работают по SLA-принципам — это означает, что каждая деталь обслуживания предварительно обсуждается с клиентом, фиксируется в договоре и имеет четко измеримые показатели качества. При этом гибкость остается важнейшей частью сервиса: как сам набор услуг, так и порядок их предоставления могут быть дополнительно кастомизированы и после заезда. Если арендатору необходимо повысить скорость реагирования на заявки или изменить график уборки, то оператор учтет эти требования в своей работе. Контроль качества осуществляется с помощью регулярных NPS-опросов и других инструментов сбора обратной связи.

Что касается брендинга, здесь также используется гибкий подход: пространства изначально создаются универсальными с возможностью внедрения айдентики клиента в части оформления входных групп и переговорных, навигации, цветовых решений и др.

На первый взгляд, это совсем не так: стоимость аренды сервисного офиса при пересчете на квадратный метр, как правило, оказывается существенно выше. Однако эта разница обманчива и формируется за счет принципиальных отличий в экономике двух форматов — на практике гибкое рабочее пространство может сэкономить бизнесу до 40% в год.

Рассмотрим конкретный пример: офис класса, А в центре Москвы на 150 рабочих мест в случае с классической арендой потребует порядка 1 680 кв. м площади. При этом сервисный формат способен обеспечить то же самое количество рабочих мест на площади в 1050 кв. м. Повышенная плотность рассадки достигается не в ущерб комфорту сотрудников, а благодаря более эффективному зонированию пространства, а также усиленным инженерным системам.

• Капитальные затраты. Поскольку готовые предложения в классическом сегменте — редкость, арендованные помещения однозначно потребуют доработки. Если это офис после выезда другого арендатора, то косметический ремонт, обновление планировок и инженерной инфраструктуры могут обойтись по сегодняшним ценам в 80 тыс. рублей за кв. м. Пространство с базовой отделкой от застройщика также потребует адаптации под нужды компании — порядка 30 тыс. рублей за кв. м с учетом закупки мебели. И это если не рассматривать варианты Shell&Core, то есть совсем без отделки. Сервисный офис полностью освобождает арендатора от подобных затрат.

• Операционные расходы. При классической аренде поддержка функционирования офиса — клининг, коммунальные платежи, работа профильного персонала, техобслуживание, расходные материалы и др., — целиком ложится на плечи компании. В сервисном офисе все эти параметры уже включены в арендную ставку.

• Скрытые издержки. Одним из рисков классического формата являются ошибки, которые могут возникнуть как на этапе строительных работ, так и в процессе эксплуатации объекта, и привести к непредвиденным финансовым и временным потерям. Сервисный офис минимизирует все эти риски.

Итоговая экономия — около 38% в год или более 60 млн рублей. И это без учета того, что классическая аренда, как правило, предполагает долгосрочный контракт, тогда как у сервисных операторов условия более гибкие.

Каждый из представленных мифов имеет вполне реальные основания. Изначально сервисные офисы действительно были нишевым продуктом — с весьма узкой аудиторией, которая часто путала их с коворкингами, а также ограниченными возможностями кастомизации и неочевидными преимуществами перед классической арендой.

Однако с тех пор формат претерпел значительные изменения. Сегодня сервисный офис — это готовое решение для корпоративного сектора, способное обеспечить бизнесу реальный экономический эффект. Те компании, которые смотрят на сервисные офисы не через призму устаревших стереотипов, хорошо это понимают.

А о том, как цифровые технологии делают офисы (в том числе сервисные) не только комфортнее, но и эффективнее, читайте в этом материале.